Les Groupes ou l'art de la communication

Depuis la rentrée 2013, Google Groupes nous a permis de complétement refondre et affiner nos stratégies de communication.

  • Qu'est-ce que Google Groups ?

    Google Groupes est un outil qui permet d'envoyer facilement des messages aux groupes de personnes que vos utilisateurs contactent fréquemment. Chaque groupe associe les adresses de ses membres à une même adresse e-mail que vous pouvez utiliser pour envoyer un message à tous les membres.

    Les groupes vous permettent de :

    • Communiquer et collaborer avec des groupes d'utilisateurs. Par exemple, il peut s'avérer utile de créer un groupe pour un service, une équipe en charge d'un projet, une classe, une succursale, des personnes partageant les mêmes centres d'intérêt, etc.
    • Gérer l'accès aux documents, sites, vidéos et agendas. Plutôt que de saisir des adresses une à une, les utilisateurs peuvent partager leurs contenus avec des groupes. Lorsqu'ils ajoutent ou retirent des membres dans un groupe, les modifications sont immédiatement appliquées aux documents, sites, vidéos et agendas Google partagés avec ce groupe.

Pour une présentation plus exhaustive, vous pouvez télécharger ce document.

  • Quels types de groupes et leurs usages ?
    Vous pouvez créer plusieurs groupes ayant chacun une fonction et un flux de travail spécifiques. Par exemple, vous pouvez utiliser un groupe "Liste de diffusion", où toutes les communications se feront par e-mail (comme c'est souvent le cas en entreprise), tandis qu'un forum Web autorisera les communications par e-mail et via l'interface utilisateur de Google Groupes.
    Les types de groupes vous permettent de définir formellement votre utilisation de Google Groupes, grâce à une configuration automatique des paramètres en fonction d'un flux de travail commun. Par exemple, en sélectionnant le groupe "Liste de diffusion", vous désactivez l'option "Autoriser les utilisateurs à poster dans ce groupe sur le Web" et vous empêchez les membres du groupe d'utiliser l'interface utilisateur de Google Groupes. Voici la description des types de groupes standards :
    • Liste de diffusion
      Pour communiquer entre eux, les membres d'un groupe "Liste de diffusion" utilisent exclusivement la messagerie. Ce type de groupe est courant dans les entreprises qui veulent utiliser un alias de messagerie unique pour communiquer simultanément avec certaines personnes .
    • Forum Web
      Pour communiquer entre eux, les membres d'un groupe "Forum Web" se servent exclusivement de l'interface utilisateurs de Google Groupes. Ce type de groupe fonctionne comme les forums en ligne existant sur de nombreux sites Web.
    • Forum des questions-réponses
      Les membres d'un groupe "Forum des questions-réponses" se servent principalement de l'interface de Google Groupes pour répondre aux questions posées par les autres membres. Ce type de groupe fonctionne comme un forum d'aide en ligne.
    • Boîte de réception collaborative
      Une boîte de réception collaborative permet aux membres d'un groupe de gérer l'état du flux de travail des sujets du groupe. Ces groupes ont des fonctionnalités et des autorisations définies. Si vous ne souhaitez pas utiliser ces fonctionnalités, vous devez les désactiver une par une.

Ces quatre types sont standards, mais le paramètrage d'un groupe peut être beaucoup plus fin et assez complexe. Par exemple, des types de groupe ont déjà été créés et adaptés à l'usage de la communauté du lycée, tels :

Désignation du typeQui peut être membre ?Qui peut envoyer un message ?
Qui peut voir les membres ?

Diffusion Externe

Tout le monde par abonnement

Les gestionnaires

Les gestionnaires

Diffusion Interne

Les membres du domaine par inscription d'office
ou par abonnement

Les gestionnaires

Les gestionnaires

Boîte collaborative

Les membres du domaine par inscription d'office

Les membres du domaine

Les membres du domaine

Boîte de service
ou disciplinaire

Les membres du domaine par inscription d'office

Tout le monde

Les membres du groupe